Ordem interna 11/2018

ORDEM INTERNA SG/GAB Nº 11/2018

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO a implantação do Sistema de Processo Eletrônico ( e-TCM) no âmbito deste Tribunal de Contas, conforme Resolução 16/2018;

CONSIDERANDO a necessidade de definir os procedimentos que serão adotados para a gestão e controle dos documentos e processos físicos após a implantação do Sistema de Processo Eletrônico (e-TCM),

DETERMINA:

1. Dos expedientes físicos

1.1 A partir da implantação do Sistema e-TCM, qualquer expediente físico (não autuado como processo) será cadastrado como documento.

1.2 Caberá à unidade que detém a posse do expediente físico, quando necessária a sua tramitação:

a) digitalizá-lo em formato PDF pesquisável (padrão OCR);

b) criar, no e-TCM, novo Protocolo (por meio do ícone "gerar protocolo na área"), inserir as informações que identificam o expediente, inclusive o número do TID, se houver, e anexar o arquivo digital no Sistema;

c) enviar o expediente físico para arquivamento na Subsecretaria Geral, informando a data e o número do protocolo gerado pelo e-TCM, conforme modelo de cota anexo.

1.3 O expediente ficará arquivado na Subsecretaria Geral pelo prazo legal e passará a tramitar exclusivamente pelo e-TCM.

2. Dos processos físicos

2.1 O processo iniciado de forma física assim permanecerá até seu arquivamento ou sua conversão em processo eletrônico.

2.2 A juntada de documentos nos processos físicos continuará ocorrendo conforme os procedimentos vigentes antes da implantação do e-TCM.

2.2.1 Os documentos juntados no processo físico também deverão ser inseridos no e-TCM, observando-se a digitalização em formato PDF pesquisável (padrão OCR).

2.2.2 Os documentos produzidos eletronicamente serão inseridos no e-TCM sem necessidade de digitalização da versão impressa, dispensada a assinatura digital.

3 . A presente Ordem Interna entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

São Paulo, 16 de agosto de 2018.

JOÃO ANTONIO

Presidente