Resolução 16/2018

Dispõe sobre o Processo Eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Município de São Paulo (eTCM).

O TRIBUNAL DE CONTAS DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições constitucionais, legais e regimentais,  

CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 13.105, de 16 de março de 2015, na Lei Federal nº 12.682, de 09 de julho de 2012, na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e nos artigos 49 e 50 da Lei Municipal nº 14.141, de 27 de março de 2006;

CONSIDERANDO a necessidade de promover o aperfeiçoamento do controle externo, de forma a modernizar, agilizar, tornar mais seguros, transparentes e acessíveis à sociedade os serviços deste Tribunal;

CONSIDERANDO a necessidade de otimizar a utilização dos recursos humanos, ambientais e orçamentários despendidos com impressão, transporte e arquivamento de processos físicos;  

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar a remessa de documentos a este Tribunal por quaisquer interessados,

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituído o Processo Eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Município de São Paulo.  

§ 1º O Sistema de Processo Eletrônico do Tribunal de Contas do Município de São Paulo, denominado e-TCM, constitui o instrumento de tramitação, comunicação de atos e instrução de processos e documentos no âmbito do Tribunal de Contas do Município de São Paulo.    

§ 2º O processo iniciado de forma física assim permanecerá até seu arquivamento ou sua conversão em processo eletrônico, nos termos de norma específica superveniente.      

§ 3º A autuação e tramitação de novos processos e documentos, na forma física, ocorrerão em casos excepcionais, consoante normatização específica.  

§ 4º Nas hipóteses dos §§ 2º e 3º, o registro da tramitação dos processos será efetuado no eTCM.  

§ 5º Aplica-se ao e-TCM, no que couber, o disposto nas normas internas vigentes.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Para o disposto nesta Resolução considera-se:

I – Processo eletrônico: o conjunto de documentos inseridos e eventos registrados no eTCM, que tramitam por meio eletrônico, desde a sua constituição;  

II – Documento digitalizado: aquele preexistente em meio físico e convertido em eletrônico, por meio de programas e equipamentos apropriados para preservação de sua integridade e legibilidade;

III – Documento eletrônico: aquele produzido e mantido em meio eletrônico ou resultante da digitalização de documento físico,  desde  que  inserido  no e-TCM, mediante assinatura eletrônica;

IV – Meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

V – Transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;

VI – Assinatura eletrônica: forma de identificação inequívoca do signatário, mediante utilização  de:

a) certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada (assinatura digital), na forma de lei específica; ou

b) senha pessoal associada ao usuário signatário (assinatura cadastrada).

VI – Assinatura eletrônica: forma de identificação inequívoca do signatário, mediante utilização de:

a) assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, emitido de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas – ICP-Brasil;

b) assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificado emitido por solução própria desenvolvida para uso exclusivo do TCMSP, que garante a comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos da Lei Federal nº 14.063/2020;

c) assinatura cadastrada: a que utiliza o cadastro do usuário associado ao login e senha pessoal no e-TCM.

(Redação dada pela Resolução nº 15/2023)

VII – Certificado digital: documento eletrônico de identidade emitido por autoridade certificadora à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que certifica a autenticidade de emissores e destinatários de documentos e dados que trafegam numa rede de comunicação, como também a privacidade e a inviolabilidade destes;

VIII – Portal do Jurisdicionado: ambiente virtual em que são disponibilizadas funcionalidades aos usuários externos nos procedimentos de competência do Tribunal de Contas do Município de São Paulo;

IX – Usuário interno: Conselheiro, servidor, Procurador da Fazenda, estagiário ou prestador de serviço que tenha acesso, de forma autorizada, para inserir, movimentar e visualizar dados e documentos no e-TCM, devidamente identificado, mediante assinatura eletrônica;

X – Usuário externo: pessoa física ou jurídica autorizada a inserir ou visualizar dados e documentos no e-TCM, e que não seja caracterizada como usuário interno;

XI – Interessados: unidades jurisdicionadas, responsáveis, representantes/denunciantes, terceiros interessados, entre outros, assim como seus representantes legais;

XII – Unidades jurisdicionadas: órgãos e entidades originariamente sujeitas ao controle externo do TCMSP, nos termos da Lei Orgânica do Município de São Paulo;

XIII – Responsável: aquele que figura no processo, em razão da utilização, arrecadação, guarda, gerenciamento ou administração de dinheiros, bens e valores públicos, ou pelos quais o Município responda, ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária, ou por ter dado causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuízo ao Erário;

XIV – Terceiro Interessado: aquele que, em qualquer etapa do processo, tenha reconhecida, pelo Relator ou pelo Tribunal, razão legítima para intervir no processo ou na possibilidade de lesão a direito subjetivo próprio, nos termos do artigo 107 do Regimento Interno;

XV – Representante/Denunciante: qualquer cidadão, partido político, associação, sindicato ou pessoa jurídica devidamente constituída que formular representação ou denunciar irregularidades ou ilegalidades perante este Tribunal;

XVI – Representante legal: procuradores e advogados regularmente constituídos; XVII – Perfil: conjunto de permissões de acesso ao Sistema e-TCM de acordo com o tipo de usuário.

§ 1º A assinatura eletrônica qualificada, referida na alínea "a" do inciso VI do presente artigo, deve ser necessariamente utilizada nas seguintes hipóteses, tendo em vista o disposto na Lei Federal n° 14.063/2020 e os atos com definições padronizadas pelo Manual de Atos do e-TCM:

I – comunicação oficial dos atos processuais;

II – atos de conteúdo decisório dos Conselheiros Julgadores, dos Conselheiros Relatores, das Câmaras e do Tribunal Pleno;

III – atos de conteúdo decisório dos Chefes de Gabinete, Secretário Geral e Subsecretários;

IV – documento digital resultante do processo de digitalização de autos e documentos físicos.

§ 2º A assinatura eletrônica avançada poderá ser utilizada nos demais atos produzidos por servidores e gestores para a instrução interna de processos e documentos no e-TCM tais como:

I – atos produzidos na Subsecretaria de Controle Externo – SCE, na Assessoria Jurídica de Controle Externo – AJCE e na Secretaria Geral – SG para a instrução de processos de controle externo;

II – despachos com objetivo de dar andamento aos processos de controle externo e que não constituam atos de conteúdo decisório;

III – requerimentos de pessoal;

IV – comunicações internas tais como encaminhamentos, memorandos e informações.

(§§ 1º e 2º acrescidos pela Resolução nº 15/2023)

CAPÍTULO II

DO ACESSO, CADASTRAMENTO E RESPONSABILIDADES DO USUÁRIO  

Art. 3º O acesso ao e-TCM dar-se-á pelos seguintes meios:

I – internet: acesso aos usuários externos previamente cadastrados no Portal do Jurisdicionado do Tribunal de Contas do Município de São Paulo;

II – intranet: acesso aos usuários internos. Parágrafo único. Na hipótese de desvinculação ou de modificação do perfil de usuário interno, a chefia imediata solicitará ao administrador do sistema a revogação ou adequação de seu acesso ao e-TCM.

Art. 4º O acesso ao e-TCM estará disponível ininterruptamente, salvo indisponibilidade técnica.  Parágrafo único. Considera-se indisponibilidade técnica a interrupção de acesso ao eTCM, devidamente certificada pelo administrador do sistema, decorrente de manutenção programada, falha nos equipamentos, nos aplicativos ou na conexão do Tribunal com a internet.  

Art. 5º O cadastramento dos usuários externos para acesso ao Portal do Jurisdicionado será objeto de normatização específica.

Art. 6º O cadastramento dos usuários externos para acesso ao Portal do Jurisdicionado será objeto de normatização específica. Art. 6º São de exclusiva responsabilidade dos usuários:  

I – manter sigilo da chave privada de seu certificado digital e de sua senha de acesso ao eTCM, que são de uso pessoal e intransferível;  

I – manter sigilo da chave privada de seu certificado eletrônico avançado, certificado eletrônico qualificado e de sua senha de acesso ao e-TCM, que são de uso pessoal e intransferível; (Redação dada pela Resolução nº 15/2023)

II – garantir a exatidão das informações prestadas;  

III – providenciar o acesso à internet e computador com padrões e configurações que comportem as funcionalidades do e-TCM;

IV – elaborar documentos eletrônicos de acordo com o padrão definido para inserção no eTCM, conforme normatização específica;

V – remeter os documentos eletrônicos ao TCMSP, por meio do Portal do Jurisdicionado como próprio interessado, ou como representante legal constituído nos autos, valendo-se, em ambos os casos, de assinatura digital, conforme art. 2º, VI, "a", desta Resolução;

V – remeter os documentos eletrônicos ao TCMSP, por meio do Portal do Jurisdicionado como próprio interessado, ou como representante legal constituído nos autos, valendo-se, em ambos os casos, de assinatura eletrônica, conforme art. 2º, inciso VI, desta Resolução; (Redação dada pela Resolução nº 15/2023)

VI – certificar-se do recebimento dos documentos transmitidos eletronicamente;

VII – acompanhar a tramitação eletrônica dos documentos e processos de seu interesse;

VIII – informar-se, no endereço eletrônico do Tribunal de Contas, sobre os períodos em que o e-TCM não estiver disponível. Parágrafo único. O uso inadequado do e-TCM, independentemente de causar prejuízo a terceiros ou à atividade de controle externo, importará em bloqueio do usuário, sem prejuízo das sanções disciplinares, administrativas, cíveis e criminais cabíveis.

IX – Os dados para a formalização do cadastro de usuários internos para uso da assinatura eletrônica avançada serão fornecidos pelos próprios usuários através de recurso específico disponibilizado pelo Núcleo de Tecnologia da Informação – NTI, observados os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. (Acrescido pela Resolução nº 15/2023)

CAPÍTULO III

DA FORMAÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO

Art. 7º O processo eletrônico será formado a partir da autuação eletrônica no e-TCM, mediante a inserção de dados e documentos recebidos ou produzidos pelo Tribunal de Contas.

§ 1º Caberá à Unidade Técnica de Protocolo e Autuação – UTPA deste Tribunal verificar o padrão, a integridade e a autenticidade da documentação eletrônica recebida.  

§ 2º Os documentos e eventos serão inseridos no e-TCM de maneira cronológica e sequencial, com numeração contínua por peças, não cabendo o desdobramento em volumes.

§ 3º O processo eletrônico permitirá:  

I – visualização da numeração das páginas em cada peça;  

II – consulta individualizada a documentos do processo;  

III – vinculação entre processos acompanhantes e que tramitam em conjunto.  

§ 4º Na autuação, será gerado capeamento eletrônico padronizado, que terá campos definidos em normativo específico, conforme o tipo de processo.  

§ 5º Os documentos eletrônicos produzidos ou inseridos no e-TCM dispensam a sua impressão e tramitação física.

§ 6º A individualização dos documentos, referida no inc. II do § 3º deste artigo, será orientada por meio de Manual voltado para a classificação de atos, a ser editado por Ordem Interna, com observância obrigatória. (Acrescido pela Resolução 27/2019)

CAPÍTULO IV

DAS PRÁTICAS E COMUNICAÇÕES DOS ATOS PROCESSUAIS  

Art. 8º As comunicações dos atos processuais e decisões serão realizadas de forma eletrônica, por meio do Portal do Jurisdicionado, respeitado o perfil do usuário cadastrado.  

§ 1º A unidade jurisdicionada e os responsáveis, bem como seus representantes legais, serão oficiados e intimados apenas eletronicamente.

§ 1º As unidades jurisdicionadas serão oficiadas apenas eletronicamente.  (Redação dada pela Resolução nº 20/18)

§ 2º O representante/denunciante e os demais interessados, assim como seus representantes legais, serão intimados na forma física, enquanto não estiverem cadastrados no Portal do Jurisdicionado, e na forma eletrônica, nas subsequentes. 

§ 2º Os interessados, enquanto não estiverem credenciados no Portal do Jurisdicionado, serão intimados na forma física, e eletronicamente, nas subsequentes. (Redação dada pela Resolução nº 20/2018)

Art. 9º A prática de atos nos processos e documentos eletrônicos, nos dias e horários em que o Tribunal não esteja em funcionamento, somente terão efeito a partir do primeiro dia útil de expediente normal.  

§ 1º Quando o documento eletrônico for enviado para atender prazo processual, serão consideradas tempestivas as transmissões efetuadas pelos interessados no último dia do prazo, até as 23 (vinte e três) horas, 59 (cinquenta e nove) minutos e 59 (cinquenta e nove) segundos, horário oficial de Brasília.

§ 2º A indisponibilidade dos serviços no e-TCM, devidamente certificada pelo administrador do sistema no Tribunal, implica prorrogação automática do término do prazo processual para o primeiro dia útil de expediente normal seguinte à regularização da situação.  

CAPÍTULO V

DOS REQUISITOS DE SEGURANÇA E VALIDADE

Art. 10 Os processos e os documentos eletrônicos terão seu armazenamento, integridade e acesso protegidos por meio de sistemas de segurança.

§ 1º A autenticidade, a integridade e o não repúdio dos atos e documentos deverão ser garantidos, mediante o uso de assinatura eletrônica, digital ou cadastrada, conforme o caso.

§ 1º A autenticidade, a integridade e o não repúdio dos atos e documentos deverão ser garantidos, mediante o uso de assinatura eletrônica qualificada, assinatura eletrônica avançada ou cadastrada, conforme o caso. (Redação dada pela Resolução nº 15/2023)

§ 2º Os documentos produzidos eletronicamente e os documentos digitalizados, na forma desta Resolução, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 3º O Núcleo de Tecnologia da Informação do Tribunal de Contas assegurará os meios de recuperação, em casos de perda de informação, e preservação integral dos documentos e processos eletrônicos, incluindo cópias de segurança.

CAPÍTULO

VI DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 11 Até o final do exercício de 2018, quando estará instituído o Portal do Jurisdicionado, a Unidade Técnica de Protocolo e Autuação – UTPA:

a) recepcionará documentos físicos originais, em bom estado de conservação e leitura, conforme padrões definidos em norma específica;

b) converterá os documentos físicos recebidos em eletrônicos, por meio de digitalização a ser realizada no prazo de 07 (sete) dias úteis, a contar da efetivação do protocolo;

c) fará a inserção dos documentos digitalizados no e-TCM, autenticando-os mediante assinatura digital.  

c) Fará a inserção dos documentos digitalizados no e-TCM, autenticando-os mediante assinatura eletrônica, nos termos desta Resolução. (Redação dada pela resolução nº 15/2023)

§ 1º Após o prazo de digitalização, os documentos recepcionados ficarão disponíveis por 30 (trinta) dias corridos para retirada, sendo, após, descartados.

§ 2º Eventuais reclamações sobre falhas na digitalização dos documentos só serão aceitas antes do prazo para descarte.

§ 3º No momento da efetivação do protocolo, será dada ciência dos prazos acima referidos.

§ 4º Para fins de contagem de prazos processuais e verificação da tempestividade, será considerada a data de efetivação do protocolo, independentemente dos prazos para digitalização e descarte.

Art. 12 A comunicação dos atos processuais, assim como o controle, registro e contagem de prazos serão efetuados, enquanto não implantado o Portal do Jurisdicionado, conforme as normas vigentes.

Art. 13 Os autos eletrônicos que tiverem de ser remetidos pelo TCMSP a usuários, que não disponham de acesso ao e-TCM, serão enviados por meio de mídia eletrônica.

Art. 14 Fica a Secretaria Geral autorizada a expedir os atos necessários à operacionalização desta Resolução e a dirimir os casos omissos.

Art. 15 Revogam-se as disposições em contrário.

Art. 16 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Plenário Conselheiro "Paulo Planet Buarque", 15 de agosto de 2018.

a) JOÃO ANTONIO – Conselheiro Presidente;

a) DOMINGOS DISSEI – Conselheiro Vice-Presidente;

a)  EDSON SIMÕES – Conselheiro;  

a) ROBERTO BRAGUIM – Conselheiro Corregedor;  

a) MAURICIO FARIA – Conselheiro.